Apple bewaakte orde tijdens klimaattop

Kopenhagen, decor van de recente klimaattop van de Verenigde Naties, heeft enkele drukke weken achter de rug. De veiligheid van wereldleiders waarborgen, het in goede banen leiden van protesten, het uitdelen van verkeersbonnen: daar kwam flink wat management bij kijken. Verrassend genoeg zonder hulp van pc’s. In plaats daarvan vertrouwt de politie in Kopenhagen op Apple Mac Pros en Mac Mini’s om hun interne meldingprogramma op te draaien.

Al sinds 1996 gebruikten de Denen Mac’s, maar vijf jaar geleden werd het tijd voor een nieuw intern systeem, aangezien reserveonderdelen voor de oude beestjes steeds schaarser bleken. Na een uitgebreide zoektocht, die onder andere naar Engeland voerde, concludeerden de Denen dat geen enkel bestaand Europees of Amerikaans politiesysteem aan hun wensen voldeed.

Daarop besloot de politie hun gehele centrale commando met Apple-computers uit te rusten. En daarop draait hun interne software dusdanig goed, dat ze in Kopenhagen om meldingen aan te nemen en uit te zetten, éénderde minder mensen nodig hebben dan hun collega’s in andere Europese steden. Met ploegen van slechts zes tot acht medewerkers is de politie in staat om de 800 tot 1200 noodoproepen af te handelen die de stad met z’n 1,2 miljoen inwoners dagelijks oplevert.

Wat zijn de intranettrends van 2010?

De 2010 editie van Global Intranet Trends is uit. Het rapport biedt een overzicht van de ontwikkelingen op het gebied van intranet nu bedrijven dat steeds meer in gaan zetten als hulpmiddel bij het samenbrengen van informatie, applicaties, communicatiemiddelen en samenwerking. De ondertitel luidt dan ook 'Towards the workplace web'.

Er wordt in het rapport bijzondere aandacht besteed aan de toenemende integratie van social media en social networking op intranet. Ook signaleert men dat het senior management van organisaties zich steeds meer met het management van het intranet van hun organisatie gaan bezighouden.

Dat laatste is een goede zaak, vindt ook intranetexpert Toby Ward. Volgens hem komt dat de kwaliteit van intranetten alleen maar ten goede. Een goed intranet kan bovendien bijdragen aan stijging van de verkoop en omzet, kostenbesparingen en de productiviteit en betrokkenheid van werknemers van organisaties.

Zes interessante uitkomsten uit het Global Intranet Trends Report 2010:

1. Toename betrokkenheid senior management
Bij 60% van de intranetstuurgroepen is senior management aanwezig (tegen 35% in 2007).

2. Social networking in opkomst
Van de deelnemers gebruikt of test 30% social networking tools op (delen van) hun intranet.

3. Social media als toegevoegde waarde
Bij 25-30% van de organisaties die een vorm van social media inzetten worden drie grote voordelen ondervonden: verhoogde betrokkenheid van medewerkers, het effectiever delen van kennis en beter geïnformeerde medewerkers.

4. Social media worden serieus genomen
Er zijn aanzienlijk minder twijfels over de relevantie van het inzetten van social media voor bedrijfsdoeleinden dan een jaar geleden.

5. Uitbreiding intranet
Toegang tot het intranet vanuit huis of andere locaties maakt de werkplek steeds flexibeler.

6. Mobiel intranet
Sommige intranetten zijn inmiddels toegankelijk via de mobiele telefoon. Een kwart van de organisaties is van plan om hun intranet op korte termijn ook op die manier aan te gaan bieden.

Aan het onderzoek, uitgegeven door Jane McConnell, Intranet & Portal Strategy Consultant voor NetStrategy/JMC, werkten bijna driehonderd bedrijven mee.

Bron: http://intranetblog.blogware.com/blog/_archives/2009/12/7/4397039.html

Waven op de werkvloer

Hoe zou e-mail eruitzien als het nu zou worden uitgevonden? Google denkt daar met Google Wave een antwoord op te hebben. De zoekgigant verwacht vooral veel van het zakelijk gebruik van de online communicatietool. Waarom Waven op de werkvloer? We zetten vijf redenen op een rijtje.

1.
Google Wave is als het ware een combinatie van email, social networking en instant messaging. Het bevordert de snelheid waarmee samengewerkt kan worden. In tegenstelling tot e-mail is het mogelijk om met meerdere personen tegelijkertijd en realtime in één 'wave' te werken.

2.
Een Wave kan bestaan uit tekst, maar ook uit afbeeldingen, documenten of een presentatie. Iedereen die door de Wave-beheerder aan de Wave is toegevoegd kan wijzigingen aanbrengen. In de Wave is heel handig zichtbaar wie wat heeft aangepast of aangevuld. Collega's kunnen op deze manier snel en simpel samen of met klanten aan een document werken, bijlagen delen of brainstormen. Gebruikers die pas later aan een Wave worden toegevoegd kunnen door middel van de playback-functie alles eenvoudig teruglezen.

3.
Wave werkt vanuit je internetbrowser. Een account is straks, in 2010 als de dienst opengesteld wordt aan het grote publiek, gratis en eenvoudig aan te maken. Je hoeft dus geen software aan te schaffen en te installeren. Bovendien is Wave hierdoor altijd en overal toegankelijk, mits je verbinding hebt met internet.

4.
Wave werkt met een open protocol. Hierdoor kunnen bedrijven zelf Wave servers hosten voor intern gebruik. Sommige bedrijven willen namelijk liever niet dat werknemers op externe servers werken. Dat wordt op deze manier voorkomen. Met behulp van de door Google vrijgegegeven Wave API kunnen externe ontwikkelaars bovendien eigen Wave applicaties en extensions bouwen. Zo biedt Jaap.nl huizenzoekers nu al de mogelijkheid via een Google Wave-applicatie met anderen naar woningen te speuren.

5.
Google biedt ook de mogelijkheid verschillende 'robots' aan je Wave toe te voegen. Er is bijvoorbeeld een robot die spellingcontrole uitvoert of een vertaalrobot. Bedrijven kunnen ook een robot inzetten bij het opzetten van een klantenservice via Wave. Vragen kunnen dan door zowel medewerkers als door robots worden beantwoord. De robot is zo ingesteld dat het bekende vragen automatisch herkent.

Gezien het bovenstaand kan Google Wave wellicht als aanvulling fungeren op een bestaand intranet óf een aanzet zijn om een intranet-achtige functionaliteit aan het interne bedrijfsnetwerk toe te voegen.

Online ideeënbus bevordert innovatie

Steeds meer organisaties ruilen de fysieke ideeënbus in voor een digitale versie op inter- of intranet. Zeker nu blijkt dat deze verandering innovatie bevordert en bovendien een flinke kostenbesparing kan opleveren. Siemens Automation and Drives, een divisie met 400 werknemers, kan daar over meepraten.

De online ideeënbus van het bedrijf, Ideas Unlimited, genereert meer dan 4000 suggesties per jaar, waarvan er ongeveer 3000 worden uitgevoerd. Hiermee bespaart Siemens zo’n anderhalf miljoen dollar per jaar.

Eenvoud

Eenvoud is de succesfactor. Papierwerk is overbodig. Het intranetprogramma heeft slechts vier stappen: het invoeren van het idee, de evaluatie, het accepteren of afwijzen en het doorvoeren. Siemens introduceerde daarnaast speciale trainings- en hulpprogramma’s om fabrieksmedewerkers wegwijs te maken met de computer.

Beloningen
Iedere manager fungeert in het proces als zogenaamde 'evaluator'. Zij worden, na goedkeuring van een idee, onmiddellijk beloond met vouchers ter waarde van maximaal 80 dollar. Siemens ontdekte namelijk dat kleine beloningen bij goedkeuring een betere aansporing zijn dan grote beloningen die worden uitgesteld totdat het idee daadwerkelijk geïmplementeerd is.

Door ranglijsten te publiceren van de ideeën die per afdeling zijn doorgevoerd, worden managers gestimuleerd alleen goede ideeën goed te keuren en vervolgens ook goed uit te voeren. De meest succesvolle afdelingen maken kans op een award.

Betrokkenheid
Werkneemster Emma Akerman stelde voor een component uit gegalvaniseerd staal te maken in plaats van uit roestvrijstaal. Dit idee bespaart het bedrijf inmiddels zo’n 60 duizend pond per jaar. Volgens Akerman maakt het feit dat ideeën online ingevoerd kunnen worden het leveren van een bijdrage niet alleen eenvoudiger, maar zorgt het er ook voor dat werknemers meer betrokken raken bij de organisatie.

Twitter Lists: handige tool voor bedrijven

Op 16 oktober lanceerde Twitter een langverwachte nieuwe feature, Twitter Lists. Deze nieuwe feature maakt het mogelijk om via je Twitter-account lijsten met volgers aan te maken, waardoor het volgen van groepen gebruikers een stuk eenvoudiger wordt. Sinds kort zijn de lists, als bèta weliswaar, voor iedereen toegankelijk. Welke mogelijkheden biedt dat voor bedrijven?

Lijst voor medewerkers
Bedrijven met een Twitter-account kunnen eenvoudig een lijst aanmaken, speciaal voor medewerkers bijvoorbeeld. Via deze lijst kunnen medewerkers alleen de tweets van collega’s zien. Dat is meteen het grootste voordeel van de lijsten. De lijsten worden, tenzij je dat aangeeft, niet in je stream van volgers getoond, maar apart. Je bepaalt dus zelf of en wanneer je de tweets uit de lijst wilt bekijken. Handig als je niet wilt weten wat je collega’s in het weekend doen bijvoorbeeld.

Intern gebruik
De meeste lijsten zijn ingesteld als ‘public-list’. Het is echter ook mogelijk de lijst van je organisatie te beschermen, zodat enkel medewerkers toegang hebben. De beheerder van de lijst – zijn of haar username is gekoppeld aan de lijst - bepaalt wie er toegevoegd wordt. Zo kan Twitter, naar het voorbeeld van Yammer, beter als intern communicatiemiddel worden ingezet en houd je de concurrentie buiten de deur.

Filteren
Twitter Lists filtert als het ware de mensen die je volgt. Bedrijven kunnen daar handig gebruik van maken door bijvoorbeeld klanten, concurrenten of zogenaamde tweeps (twitteraars) uit dezelfde branche te categoriseren, zodat allerlei relevante ontwikkelingen en nieuwtjes in één overzicht komen te staan. Dat scheelt een hoop speurwerk tussen de tweets van minder interessante mensen uit je netwerk.

Andere lijsten
Naast het maken van lijsten is het ook mogelijk andere interessante publieke lijsten te volgen. Je zou bijvoorbeeld kunnen kijken in welke lijsten je volgers staan, of welke zij interessant vinden. Een alternatief is listorious.com, een website waar de beste lijsten van het moment terug te vinden zijn.

Naamsbekendheid
Volg als bedrijf niet alleen andere lijsten, maar zorg ook dat je in interessante lijsten van andere twitteraars wordt opgenomen. Lijsten worden door gebruikers regelmatig gebruikt als hulpmiddel bij het zoeken naar personen en bedrijven. Zo vergroot je dus de naamsbekendheid van je organisatie op Twitter.

Geef je account een gezicht
In plaats van je lijsten voor de buitenwereld af te sluiten, kun je ook juist laten zien wie er bij jouw organisatie werken of wie je klanten zijn. Dat geeft je account een gezicht.

Een lek in uw intranet: de gevolgen

Er wordt te weinig aandacht besteed aan de online beveiliging van netwerken en privégegevens, met name op scholen. Dat concludeerde zoekexpert Henk van Ess nadat in september beschermde gegevens van de Faculteit Communicatie & Journalistiek van de Hogeschool Utrecht vanaf het intranet ongemerkt op internet terecht waren gekomen.

Het lek ontstond in 2006, toen de faculteit de overstap maakte van intranettoepassing Medusa naar Sharepoint. Via een open onbeschermde directory zijn toen gegevens zoals cijferlijsten, notulen, beleidsplannen en tentamens vindbaar gebleven. Volgens Van Ess staan vooral bij hbo-instellingen een aantal intranetten gewoon open of zijn documenten toegankelijk die eigenlijk voor intern gebruik zijn bedoeld.

Mogelijke gevolgen van een lek in uw intranet:

1. Zoekmachines indexeren de informatie, met als gevolg dat de gegevens voor iedereen toegankelijk worden en zelfs de hoogste ranking in Google kunnen halen.

2. Zelfs als je alle informatie direct offline haalt kan het nog enkele weken duren voordat de informatie uit de cache van zoekmachines als Google is verdwenen.

3. Als het intranet uit de cache van verschillende zoekmachines is verdwenen, zijn veel bestanden nog steeds toegankelijk via het Internet Archive.

Vijf tips om je intranet te verbeteren

Je intranet verbeteren hoeft geen hogere wiskunde te zijn. Met deze vijf basic tips ben je al een heel eind.

1.  Ken je doelgroep!
Wil je er zeker van zijn dat je teksten ook gelezen worden, doe dan eerst onderzoek naar de verschillende doelgroepen binnen een bedrijf. Niet alle content is namelijk even relevant voor iedereen. Zo is zijn artikelen op directieniveau niet interessant voor de technische dienst of het kantinepersoneel, om maar een voorbeeld te noemen. Vraag je dus altijd af voor wie je wat schrijft en wat de lezer daar aan heeft, ook op het intranet.

2.  Migreer veelgebruikte content naar het intranet
Nog een belangrijke factor die ervoor zorgt dat personeel het intranet ook echt gebruikt: de aanwezigheid van praktische, belangrijke informatie of applicaties. Denk daarbij aan werkroosters, telefoon/adreslijsten, dossierinzage, smoelenboek, ov-tijdenoverzicht, een agendafunctie of een prikbord.

3.  Killer-app!
Naast bovenstaande content is een bedrijfsspecifieke killer-applicatie een zeer goede trigger om het internetgebruik te stimuleren. Voorbeelden: real-time inzage in de lotenverkoop (bij een loterij) of real-time voorraadstatus van onderdelen (bij een autodealer). Op die manier krijgt het internet écht meerwaarde voor het bedrijf.

4.  Vermeld de content-eigenaar
Heb je een stuk geschreven voor intranet? Vermeld dan altijd wie de contenteigenaar is en maak een verwijzing naar die persoon voor mensen die meer informatie over een onderwerp willen hebben. Zo staat alle informatie altijd netjes samen en hoeven mensen niet te zoeken.

5.  Vermeld nummer telefonische ondersteuning
Het is erg frustrerend als iets niet werkt of als je op zoek bent naar bepaalde informatie maar je deze niet kunt vinden op het intranet. Nóg vervelender is het als je vervolgens ook op geen enkele manier gewezen wordt op een contactpersoon of een telefoonnummer waar je terecht kunt met vragen. Zorg daarom dat altijd deze informatie altijd duidelijk zichtbaar is op het intranet. Dat scheelt een hoop ergernis!

“Inrichting van intranetten is achterhaald”

“De huidige manier waarop intranetten worden ingericht, is achterhaald.” Dat is de mening van senior consultant Hans Eilers van theFactor.e. Bovendien hosten bedrijven hun intranetapplicaties meestal binnenshuis, terwijl het beheer van intranet buiten de veilige poorten van het bedrijf juist zoveel voordelen heeft, zegt Eilers: “we moeten af van dat door de ICT-afdeling afgeschermde fysieke netwerk. Het ideale netwerk is er al: internet.” Een pleitbezorging voor nieuwe architecturen voor interne ICT en de voordelen van webapplicaties.

Het ingrediëntenlijstje voor een intranet nieuwe stijl hoeft niet lang te zijn. Voor de toegang tot een webbased intranet beveelt Eilers OpenID aan, een gedecentraliseerd systeem voor authenticatie. En dan de toepassingen of applicaties op het intranet. De meest gebruikte zijn mail, nieuws, kennisbank, wiki, smoelenboek en andere, meer specialistische applicaties. Ook die kun je (via beveiligde verbindingen) bereikbaar maken, door ze te vervangen door hun uitstekende equivalenten op het web.

Een paar kritische noten: niet iedere wens van de gebruiker kan even gemakkelijk worden ingewilligd als je werkt met webbased applicaties. En de beveiliging blijft toch een heikel punt. De voordelen wegen volgens Eilers echter zwaarder. De kosten gaan omlaag, doordat er meer efficiency wordt behaald o.a. via hosting op externe, door meerdere bedrijven gedeelde servers. Ook hoeft de ICT-afdeling niet meer aan troubleshooting te doen voor bijvoorbeeld verouderde software en trage hardware. En last but not least: de voordelen voor intranetgebruikers zelf. Zij kunnen gebruik maken van de nieuwste technologieën.

Lees hier het hele artikel én de reacties van lezers.

Zet uw intranet in tegen de griepepidemie: een checklist

Is uw organisatie werkzaam in meerdere landen of werelddelen? Dan bestaat de kans dat u dit najaar te maken krijgt met de gevolgen van de Mexicaanse griep (varkensgriep genoemd in de rest van de wereld). Uw intranet kan een bijdrage leveren aan de maatregelen van uw organisatie om zich daarop voor te bereiden.

Intranetten zijn zeer geschikt om werknemers snel te informeren over ontwikkelingen van buitenaf die van invloed zijn op het functioneren van de organisatie. In het geval van een grieppandemie is dat niet anders.

Be prepared
Door het nalopen van de onderstaande checklist kunt u als intranetmanager uw intranet tijdig en optimaal inzetten als hulpmiddel bij het bezweren van een personeelscrisis binnen uw organisatie. Better safe than sorry, nietwaar?

Bedrijfskritieke checklist:

1. Kan uw personeel het intranet vanuit huis benaderen?
2. Is uw intranet uitgerust met voldoende online collaboration tools zodat teams ook thuis kunnen doorwerken, mocht dat nodig zijn?
3. Is het (senior) management team voorbereid om (zowel technisch als psychologisch) te communiceren met werknemers via blogs en online chat-applicaties?
4. Heeft uw organisatie de beschikking over extranetten of andere online oplossingen waarmee u zaken kunt blijven doen met uw belangrijkste klanten?
5. Zijn al uw managers uiterust met smartphones zodat zij altijd toegang hebben tot hun email, documenten en het intranet?
6. Is er een mogelijkheid of voorziening om snel met een grote groep managers ineens te kunnen communiceren (tekstberichten, instant messenger, Twitter)?
7. Zijn alle kritieke Human Resource processen ook online beschikbaar zodat de belangrijkste administratieve taken door het personeel ook thuis afgehandeld kunnen worden?
8. Heeft uw personeel de beschikking over real-time chat tools voor hun dagelijkse communicatiebehoefte?
9. Heeft uw organistatie trainingsmaterialen in de vorm van pod- en videocasts in voorbereiding, zodat nieuwe werknemers snel ingewerkt zijn?
10. Bent u binnen uw organisatie al gestart met het communiceren van het feit dat er mogelijk vanuit thuis gewerkt moet gaan worden? En weten alle werknemers dat het praatje met collega's bij de koffieautomaat voor een langere periode niet langer tot de mogelijkheden behoort?
    

In de praktijk: British Telecommunications
Benieuwd hoe deze checklist in de praktijk toe te passen is? British Telecommunications (BT) heeft aan de hand van bovenstaande lijst haar intranet aangepast met de volgende doelstelingen in het achterhoofd:

• Informatie over de griepepidemie moet eenvoudig te vinden zijn;
• De infomatie moet prominent in beeld maar mag niet afleiden van andere content;
• De informatie moet vooral geplaatst worden op die gedeeltes van het intranet waar gebruikers nieuws en links naar richtlijnen verwachten;
• De richtlijnen omtrent de griepepidemie moeten eenvoudig te volgen zijn;
• Toegang tot de richtlijnen moet er zijn voor iedereen, overal;
• Er moet een mogelijkheid zijn om feedback te geven en ervaringen te delen.

Diavoorstelling met voorbeelden
Om te zien wat er daadwerelijk veranderd werd aan het intranet heeft BT een diavoorstelling online gezet op http://www.slideshare.net/markmorrell/swine-flu-advice-on-bt-intranet De dia's laten het volgende zien:

• Dia 1: de homepage van het BT intranet is uitgerust met een banner in de linker navigatie met richtlijnen omtrent de varkensgriep. Deze banner kan eenvoudig worden voorzien van updates
• Dia 2: 'BT Today', de belangrijkste nieuwssectie van het intranet verwijst naar een telefonische hotline (voor het geval alle online communicatiemiddelen mochten uitvallen) en heeft een link heeft naar de sectie met grieprichtlijnen
• Dia 3: wie een zoekopdracht uitvoert op 'varkensgriep' krijgt de pagina met richtlijnen als eerste resultaat voorgeschoteld
• Dia 4: de informatie over de vakensgriep is ook via het A-Z alfabet op het intranet ontsloten
• Dia 5: wie via Single Sign On inlogt op het intranet van BT krijgt een tip over de varkensgriep
• Dia 6 en 7: er worden verschillende typen content gebruikt om te informeren over de varkensgriep. Deze content is voor iedereen beschikbaar.
  

Bronnen:

http://netjmc.typepad.com/globally_local/2009/07/intranet-checklist-for-the-flu-pandemic.html
http://markmorrell.wordpress.com/2009/08/05/swine-flu-advice-on-bts-intranet/

IKEA Inside: intranet als toegangspoort tot mensen

'Ik doe een beetje, jij doet een beetje en samen doen we een heleboel.' Het bedrijfsmotto van meubelgigant IKEA slaat niet alleen op het in elkaar zetten van een Billy-boekenkast, maar ook op de interne communicatie. Teamwork is even belangrijk in de organisatie achter de IKEA-winkels. Een goed voorbeeld is het toonaangevende intranet van de Amerikaanse IKEA-familie: IKEA Inside.

Een sterke bedrijfscultuur, zoals bij IKEA, is geen garantie voor een goedlopende informatiestructuur. Sterker nog: ze kunnen elkaar flink in de weg zitten. Bij IKEA in de Verenigde Staten is de menselijke 'touch' in de bedrijfscultuur juist heel soepel samengegaan met de ontwikkeling van hun intranet. En niet zonder succes. IKEA Inside mocht zich in 2008 tot de beste tien intranetten in de wereld rekenen, zo blijkt uit de resultaten van een gebruikersonderzoek door het toonaangevende bureau Nielsen.

Samen sterk
Juist de bedrijfscultuur van 'samen sterk' bij IKEA heeft het intranet precies gemaakt tot wat het moet zijn: een middel om de communicatie te versterken, door mensen en informatie samen te brengen. Dat vertaalt zich ook in de trend die al een tijdje gaande is: intranet als toegangspoort tot mensen, in plaats van data. De technologie faciliteert de business en de bedrijfscultuur, in plaats van andersom - wat helaas ook vaak gebeurt. In het laatste geval staat de technologie centraal, en is deze vaak de enige reden om een nieuw intranet te starten.

Technologie past in bedrijfscultuur
Beth Gleba, hoofd Interne Communicatie bij de Amerikaanse IKEA licht de totstandkoming van IKEA Inside toe: "We zijn een mensgeoriënteerd bedrijf. We willen mensen niet het idee geven dat de technologie de onderlinge communicatie vervangt, maar dat zij die juist versterkt en ondersteunt. Werken mét onze bedrijfscultuur stond centraal."

Belangrijk aandachtspunt: niet iedereen kan zijn weg even snel vinden in een digitale omgeving. "Ook hier maakt eenvoud deel uit van onze filosofie", legt Gleba uit. "Belangrijkste doel is om onze werknemers de instrumenten te geven die ze nodig hebben. Intranet is kernonderdeel daarvan. Zo heeft IKEA bijvoorbeeld veel papieren handleidingen en processen digitaal beschikbaar gesteld. Dat heeft een flinke kosten- en tijdsbesparing opgeleverd.'

De ingrediënten van IKEA Inside
En wat biedt IKEA Inside nu allemaal? Een breed scala aan applicaties, zoals web-based e-mail, forums, online onderzoeken, trainingen, een uitgebreide database met productinformatie, bedrijfsnieuws, marketingstukken, agenda’s, klantreacties en de strategische doelen van het bedrijf. En de slim bedachte tool 'IKEA Stories': een videocollectie van interviews met werknemers.



Ook werknemers die niet de hele dag online zijn, kunnen deelnemen aan het intranet. Iedereen krijgt een oriëntatiecursus, ongeacht zijn of haar kennis van techniek. Om werknemers op de werkvloer toegang te verschaffen staan er computerkiosken centraal opgesteld in de IKEA-panden. Het aantal maandelijkse hits van IKEA Inside bedroeg 800 in 2001 en is toegenomen tot maar liefst 1,4 miljoen nu.

Nieuw extranet: icoworker
Vorig jaar zag ook een IKEA-extranet het levenslicht: icoworker. Hoewel technisch geen echt extranet, is het beveiligde systeem exclusief opgezet voor de Amerikaanse werknemers. Het icoworker extranet richt zich op persoonlijke zaken, zoals secundaire arbeidsvoorwaarden, de culturele waarden en normen van het bedrijf en projecten met partners als UNICEF en het Wereld Natuur Fonds (WWF). Ook fungeert icoworker als een virtueel kantoor voor human resources. Zo kunnen werknemers hun online loonstrook raadplegen, vrije dagen inroosteren en hun pensioenplan beheren.

Bron: http://www.intranetjournal.com/articles/200908/pij_08_21_09a.html

SharePoint of Wiki?

Intranetmanagers moeten veel lastige keuzes maken bij de (door)ontwikkeling van hun intranet. Eén van die keuzes handelt om de vraag welke tools er gebruikt moeten worden om het intranet een '2.0 tintje' mee te geven zodat er volop online samengewerkt kan worden en het intranet omgetoverd wordt tot social networking place.

Gelukkig verschijnen er her en der op het internet hele interessante artikelen die sommige keuzes een stuk eenvoudiger maken. Zo kwamen we onlangs een uitgebreid artikel tegen dat geschreven werd rond de vraag 'SharePoint of wiki?'

Het stuk, oorspronkelijk gepubliceerd in de mei/juni editie van Image & Data Manager magazine neemt op een gedegen manier de eigenschappen en voor- en nadelen van beide systemen met de lezer door. De web 2.0 en social computing eigenschappen staan daarbij centraal.

De uitkomst van het vergelijkend warenonderzoek in een notendop:

• Een goed wiki-platform (zie www.wikimatrix.org voor een vergelijking) is een betere manier om een intranet 2.0 te bouwen dan het gebruik van SharePoint. Dit vanwege de 'native social computing' architectuur van wikisoftware. De software is daardoor sneller, kosteneffectiever en beter gepersonaliseerd te implementeren dan SharePoint.


• SharePoint daarentegen, heeft betere portalmogelijkheden zoals document- en bestandsmanagement aan boord.


• Veel organisaties gebruiken om die reden al SharePoint. Het artikel ziet een combinatie van beide systemen dan ook een logische keuze en goede optie.


• De auteur (ene James Dellow) wijst op de wikisoftware van Confluence en Social Text. Zij werken samen met Microsoft en hun software bied zogenaamde 'connectoren' om naadloos geïntegreerd te worden in SharePoint. Daarmee is de implementatie van een wiki naast SharePoint volgens hem helemaal geen gek idee.

Kortom: SharePoint en wiki's hebben hun voor- en nadelen en hun sterke en zwakke punten. In de juiste combinatie kunnen zij elkaar echter prima aanvullen.

ThoughtFarmer 3.5 gelanceerd

Men is er negen maanden mee bezig geweest bij ThoughtFarmer, maar onlangs is de nieuwe versie van de social intranet software met dezelfde naam dan toch daadwerkelijk ter wereld gekomen.

Versie 3.5 van deze ondertussen aardig complete intranetsuite brengt onder andere meer snelheid, een nieuw ontworpen employee directory met verbeterde zoekfunctie en een navigatiestructuur zoals we die kennen uit Windows ('tree-view').

Voor wie ThoughtFarmer niet kent: met deze software kunnen middelgrote bedrijven (500-2000 werknemers) snel een intranet, gecentreerd rond een aantal social features, opzetten. Voor 109 dollar per gebruiker krijgt je intranet daarmee de beschikking over onder andere de volgende functionaliteiten:

• blogs;
• wiki's;
• email-integratie (desgewenst via Microsoft Exchange);
• documentmanagement
• genereren van RSS feeds;
• aanmaken van gebruikersforums en groepen
• nieuwspublicatie

Nieuw in deze meest recente versie is verder wat ThoughtFarmer 'Discussion Capture' noemt. Daarmee kunnen bedrijfsideeën uit bijvoorbeeld emailconversaties eenvoudig verzameld en gearchiveerd worden zodat deze voor het hele bedrijf beschikbaar zijn. Daarnaast heeft versie 3.5 ook een fris, nieuws design gekregen.

Meer informatie: www.thoughtfarmer.com

Nieuwe tools voor het intranet

Microblogging voor intranet met Socialtext
Sociaal netwerken op de werkplek? Die mogelijkheid bestaat natuurlijk al, in de vorm van Twitter en zijn gelijken. Maar met het nadeel dat twitteren zich buiten het wakend oog van het bedrijf afspeelt. En dat je er apart voor moet inloggen. Het Amerikaanse Socialtext brengt een pakket op de markt – Socialtext Microblogging Appliance - dat voorziet in de behoefte van bedrijven aan social networking.

Dus net zoals Twitter, maar dan ingebed in het bedrijfsnetwerk, op het intranet. Een gratis account behoort tot de mogelijkheden voor bedrijven tot 50 werknemers. Wat krijg je daarvoor? Een privé-netwerkje met microblogging, social networking en een bedrijfsbrede wiki.

Lees verder op www.socialtext.com

Zes handige intranetfuncties in één met Open Atrium
Nog meer goed nieuws voor wie van plan is een gestroomlijnd intranet te starten. Het open source cms-platform Drupal introduceert een handig intranet-in-a-box. Met hun nieuwe Open Atrium haal je een waslijst met nuttige instrumenten in huis voor interne samenwerking op het intranet. Zoals blogs, wiki’s, agenda’s, to-do lijstjes en de Shoutbox, een microblogging-tool. En dit alles gepresenteerd via een compact dashboard. Bovendien kunnen er gemakkelijk keuzeonderdelen aan worden toegevoegd. Voor de ontwikkelaars: de betaversie is sinds half juli beschikbaar.

Meer op www.openatrium.com

McGovern: 'Intranetspecialisten moeten in actie komen'

Dat is in het kort de boodschap die Gerry McGovern, content management auteur, consultant en tevens één van de keynote sprekers op het intranet congres 2010 uitdraagt in een artikel dat onlangs op CMS Wire verscheen.

Hij doorspekt zijn betoog met een aantal aardige one-liners, zoals 'Giving control of an intranet to a traditional communicator is a bit like giving a pub to an alcoholic. It's happy days'. McGovern wijst hier op het gevaar dat veel communicatiespecialisten hun intranet inzetten om maar ongebreideld volstouwen met (vaak) niet relevant 'nieuws'. Gewoon omdat het kan.

McGovern haalt wat dat betreft ook nog een klassieke opmerking aan van een intranetmanager die de reden van de dominantie van nieuws op de homepage van hun intranet - zodanig dat werkenemers eerst een heel eind naar beneden moesten scrollen alvorens de taken te kunnen uitvoeren die wél belangrijk waren - verklaarde met de opmerking dat ze dan mooi meteen het nieuws konden meenemen 'op weg naar beneden'. Zo kan het ook natuurlijk.

Goede eigenschappen
Om alle onwetendheid voor eens en voor altijd weg te nemen somt McGovern daarom een aantal eigenschappen op waarover goede interne intranet communicatiemedewerkers volgens hem moeten beschikken:

• Zij weten dat intranetcommunicatie radicaal anders is dan interne communicatie in print;
• Zij facilliteren meer dan dat ze dicteren;
• Ze helpen werknemers om informatie te vinden;
• Ze ondersteunen werknemers bij het uitvoeren van taken en procedures
• Ze richten zich vooral op het realiseren van heldere menustructuren en links

Do we care?
Daarnaast stelt McGovern zichzelf en de lezer ook nog de vraag of er überhaupt nog wel een rol is weggelegd voor de 'traditionele' interne communicatiemedewerker. Dit gezien het snel veranderende medialandschap waar iedereen zijn eigen nieuws maakt en verzamelt en waar de oude media op hun grondvesten schudden. Want 'Just because you can publish on the intranet doesn't mean anyone cares'. Da's een waar woord.

En wat als medewerkers niet actief zoeken naar de content van die communicatiespecialisten? Is het dan wel zo'n goed idee om de homepage - die volgens McGovern steeds minder van belang wordt - van je intranet vol te stouwen met nieuws? Heeft dat eigenlijk ooit wel gewerkt? Het antwoord is een overduidelijke 'nee'.

Oproep
Dus moeten die ambitieuze communicatiedeskundigen de handen ineenslaan om te zorgen voor betere zoekfuncties voor het intranet, betere menustructuren, betere links, eenvoudigere applicaties en duidelijkere formulieren. Er is nog zoveel werk te verrichten, er zijn nog zoveel gebieden waarop we onze organisaties productiever, effectiever en efficiënter kunnen maken dat een 'call to arms' volgens McGovern écht nodig is.

Intranet en het belang van een goede merknaam

Logo's, slogans en merknamen: de wereld is er van vergeven. Niet zonder reden. Zeg 'Just Do It' en iedereen zegt 'Nike'. Zeg 'iPod' en iedereen weet: 'Apple'. Het belang van een sterk merk of een goede merknaam is daarmee wel aangetoond.

Freelance publicist Paul Chin weet dat ook. Hij schreef voor Intranet Journal een artikel over het belang van merknamen voor intranetten. Chin merkt op dat een merknaam voor organisaties niet alleen van waarde is voor de buitenwereld, maar ook intern, voor de eigen werknemers belangrijk kan zijn. In het geval van het bedrijfsintranet kan een merk van invloed zijn op hoe medewerkers tegen het intranet aankijken.

Een intranetmerk is dan ook meer dan een mooi plaatje of een hippe slogan: het weerspiegelt de positieve ervaringen van de gebruikers van dat intranet. Met andere woorden: het zorgt voor een positieve interne beeldvorming.

Voordelen
Er zitten een achttal positieve kanten aan het gebruik van een goede merknaam voor je intranet. Een effectieve merknaam zal namelijk:

• bijdragen aan herkenning van het systeem omdat het een 'gezicht' krijgt;
• bouwen aan vertrouwen en loyaliteit binnen de community van gebruikers omdat het merk gerelateerd is aan het systeem, de content en de managers van het intranet;
• helpen om het primaire doel van het intranet te definiëren, zonder dat daar veel tekst en uitleg voor nodig is (zoals bij een mission statement);
• het intranet onderscheiden van mogelijk soortgelijke IT systemen binnen een organisatie of de externe website
• gebruikers de kans geven om de bron van bepaalde content eenvoudiger te herkennen
• de terughoudendheid van gebruikers wegnemen - met name bij hen die minder technisch onderlegd zijn - omdat herkenbaarheid een gevoel van vertrouwen oproept;
• helpen met het terugdringen van marketingkosten. Door de merkbeleving en de daarbij behorende mond-op-mondreclame hoeft daar immers minder tijd en geld in te worden gestoken;
  
• een positieve uitstraling hebben op andere (toekomstige) IT-systemen (zoals de iPod dat deed voor het totale merkgevoel van alle andere producten van Apple).

Perceptie en usability
Naast bovenstaande voordelen zal een coherent intranet met een goede merknaam ook een positieve invloed hebben op de perceptie van werknemers. Voor hun gevoel zal een gestroomlijnd intranet waarbij alle content gestandaardiseerd is en alle subsites binnen een organisatievolgens een vast stramien zijn opgezet, bijdragen aan een gebruiksvriendelijkere, minder arbeidsintensiever gebruikerservaring. Kortom: het is goed voor de usability van het intranet.

Kies wijs!
De communicatie en ontwikkeling van een naam moet grondig gebeuren. Wie over slechts één nacht ijs gaat kan de fout ingaan. Als een naam daarna veranderd moet worden dan kan er al onherstelbare schade aangericht zijn. Want waarom zouden werknemers het intranet gebruiken als het bedrijf het al niet eens kan worden over de naam ervan? 'Een merknaam voor uw intranet kiezen is niet hetzelfde als een naam verzinnen voor uw hond' schrijft Chin. En al is deze vergelijking een beetje krom (het is ook niet aan te raden de naam van je hond halverwege te veranderen), de boodschap is duidelijk: ga grondig te werk bij het kiezen van een naam voor je intranet, zodat je meteen de juiste keuze maakt.

Drie vragen
Stel je bij het ontwikkelen van je intranetmerk daarom altijd eerst drie vragen: Wie is ons publiek? Wat willen we met het intranet bereiken? Hoe ziet onze bedrijfscultuur eruit? Met de juiste antwoorden ben je al half op weg naar de ontwikkeling van een succesvolle merknaam. En een beetje creatief talent loslaten op deze probleemstelling kan natuurlijk ook geen kwaad. Begint er al iets te borrelen?

NASA lanceert Spacebook

De impact van social networking is ook doorgedrongen tot binnen de muren van de Amerikaanse ruimtevaartorganisatie NASA. Eerder deze maand blogde Linda Cureton, CIO van NASA/Goddard Space Flight Center trots dat haar organisatie zojuist Spacebook had gelanceerd.

Facebook als voorbeeld
De nieuwe social networking tool - min of meer ontwikkeld naar het voorbeeld van Facebook - wordt binnen NASA ingezet als intranetapplicatie voor werknemers. Spacebook is alleen intern benaderbaar via het beveiligde intranet en toegankelijk voor elke werknemer van NASA.

Beter personeel
Via Spacebook kan elk personeelslid een gebruikersprofiel aanmaken, samenwerken binnen gebruikersgroepen en social bookmarks bijhouden. Cureton: "Eén van de meest verbazende dingen van web 2.0 technologieën, en het meest waardevolle voor NASA, is dat ze ons de mogelijkheid geven om een cultuur van betrokkenheid en samenwerking te creëren die elke werknemer veel effectiever en productiever maakt".

Verlanglijstje
De eerste versie van Spacebook is nu live, maar er staan nog functionaliteiten op het verlanglijstje die in de toekomst geïmplementeerd kunnen worden. Onder andere integratie met Sharepoint, de ontwikkeling van widgets en het gebruik van mashable applicaties staat nog op de agenda. Overigens is NASA ook al sterk publiekelijk aanwezig op social networking sites als Twitter, Facebook en MySpace.

Bionic Agency
"Bij NASA hebben we nu de kans om de mogelijkheden die we al benutten om met het publiek te communiceren ook op een veilige manier intern te gebruiken". Cureton is zo blij met Spacebook dat ze zelfs een vergelijking maakt met een Amerikaanse cult serie uit de jaren '70, 'The Six Million Dollar Man', met Lee Majors in de hoofrdol: "Mischien dat deze web 2.0 technologieën van ons wel de Bionic Agency maken: we will be faster, stronger, better than before".

NASA's Spacebook: https://spacebook.nasa.gov/

Workshop: Hoe sociaal is uw Intranet?

Op woensdag 24 juni organiseert ICT dienstverlener Silverside een workshop met de titel 'Hoe sociaal is uw Intranet?'. Want wat blijkt? Van de Nederlanders maakt inmiddels 40% dagelijks gebruik van social software, Hyves, MSN, Skype, Facebook, Netlog of Linkedin. Reden om daar eens extra aandacht op te vestigen in relatie tot intranet.

"Vanuit management optiek is vaak een procedureel intranet gewenst en dit is in het geheel niet in het belang van de individuele medewerker. De focus ligt vaak op een content gedreven intranet met lange lijstjes en shortlinks. Het intranet wordt hiermee vaak gebombardeerd tot een vergaarbak van links en documenten. De gebruiker zal inwendig protesteren en het management zal blijven 'pushen' met als gevolg dat uiteindelijk beiden partijen ongelukkig zijn", zo valt te lezen op de website van Silverside.

Er moet dus duidelijk verandering komen in bovenstaand scenario. Het omarmen van de social networking trend kan daar voor wat betreft het intranet een bijdrage aan leveren.

Intranet óók socialer
Die bijdrage kan bijvoorbeeld door het intranet in te richten rond of op social networking tools. Daarbij staat niet langer alleen de organisatie maar ook de mens (werknemer) centraal. Wiki's, Blogs en andere social networkingtools maken het delen van kennis binnen uw organisatie steeds eenvoudiger. Silverside wil deelnemers aan de workshop echter ook informeren hoe zij met de inzet van deze social tools hun intranet leuker, uitdagender, simpeler en een actueler samenwerkingsplatform kunnen maken.

Datum: Woensdag 24 juni 2009
Tijdstip: 13:00 uur
Locatie: Tielweg 30, Gouda

Agenda:

• 13:00 uur: Welkom door Silverside
• 13:15 uur: Wat is een social intranet?
• 13:45 uur: 10 tips voor een succesvol intranet
• 14:15 uur: Pauze
• 14:30 uur: Het bespreken van een praktijkvoorbeeld
• 15:00 uur: Demonstreren van social tools voor het intranet
• 15:30 uur: Hapje en een drankje

Geïnteresseerden kunnen zich inschrijven door een mailtje te sturen naar k.razniak@silverside.nl

Yammer: Twitterapplicatie voor je intranet

Twitter; je wordt er mee doodgegooid de laatste tijd. Voor sommige mensen is het daadwerkelijk een handig tooltje. Om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen binnen het vakgebied bijvoorbeeld. Of om de verrichtingen van mensen uit het sociale netwerk te volgen. Voor heel veel anderen biedt het vooral vrij nutteloos vertier. Yammer richt zich vooral op de eerste categorie van (zakelijke) gebruikers.

Intern communiceren
Met Yammer kunnen collega's binnen een bedrijf eenvoudig en veilig met elkaar communiceren op een manier die veel weg heeft van Twitteren. Eén verschil: je bent bij het posten van berichten niet gebonden aan een maximaal aantal van 140 tekens. Verder kun je niet allen tekstberichten delen met collega's, maar ook documenten en foto's. Ook kun je heel eenvoudig werkgroepen aanmaken, bijvoorbeeld voor verschillende afdelingen binnen een bedrijf.

Eenvoudig aanmelden
Collega's kunnen met één druk op de knop uitgenodigd worden om zich aan te sluiten bij het Yammer netwerk van het bedrijf. Zij melden zich aan en vullen (desgewenst) wat zakelijke gegevens in. Op die manier ontstaat snel een eenvoudig een doorzoekbare database met personeelsgegevens. Daarnaast wordt er automatisch een organogram van de bedrijfsstructuur gevormd.

Tags, files en foto's
Yammer werkt ook met tagging, Typ het '#' symbool voor een woord en er wordt een tag aangemaakt over dat onderwerp, die in de tag directory wordt geplaatst. Op die manier kan elke werknemer snel op basis van tags informatie vinden. Foto's en bestanden worden eveneens bijelkaar gezet in een gedeelte met fotobijlagen en een file directory. Ook deze zijn weer eenvoudig doorzoekbaar.

Verschillende smaken
De applicatie is webbased en draait op servers van Yammer. Er is echter ook een desktop client beschikbaar en mobiele clients voor de BlackBerry en de iPhone zijn ook voorhanden. Zo kun je ook onderweg Yammeren. Ook aan een Firefox extension en een bookmarklet (om snel links te delen met collega's) is gedacht. Yammer is er in drie smaken; een (beperkte) gratis versie en een 'Silver' en 'Gold' editie. Die laatste bieden meer opties en kosten respectievelijk 1 en 5 dollar per maand.

Eenvoudig en persoonlijk
Afhankelijk van de gekozen versie kan Yammer verder naar eigen wens worden gepersonaliseerd. Zo kun je onder andere je eigen bedrijfslogo en kleuren gebruiken. Ook staan er per versie verschillende admin tools tot je beschikking. Wat vooral opvalt is de eenvoud van Yammer; zowel de interface, het aanmeldproces voor nieuwe gebruikers, het communiceren en delen van bestanden werkt erg intuïtief. Het ontbreken van toeters of bellen is wat dat betreft zeker een voordeel.

Al met al is Yammer zeker eens het proberen waard. Het kan een handige aanvulling op een bestaand intranet zijn, of anders een eerste stap naar een intranetoplossing kunnen betekenen.

Yammer: www.yammer.com

Vijf modellen voor intranetpublicatie

Intranetten met duizenden of soms miljoenen contentpagina’s zijn al lang geen uitzondering meer. De kunst is om uit die veelheid aan pagina’s snel en doeltreffend de gezochte informatie te distilleren. Daar speelt de centrale redactie (lees: het intranetteam) een belangrijke rol in.

Intranetexpert James Robertson (StepTwoDesigns) onderscheidt vijf modellen voor het publiceren van content op intranet. Per model geeft hij een korte samenvatting en zet hij de sterke en zwakke punten op een rijtje.

De modellen die aan bod komen:

• Fully centralised publishing
• Decentralised publishing
• Publishing with review
• Federated publishing
• End-user content contribution
  

Daarnaast geeft Robertson ook nog een aantal richtlijnen om te volgen bij het kiezen van het meest geschikte publicatiemodel voor organisaties. Kernboodschap: hét perfecte publicatiemodel bestaat niet, de ideale mix wel.

Lees hier het volledige artikel.

Intranet: "échte gesprekken steeds belangrijker"

In een omvangrijk artikel op Emerce laat Jannemiek Starkenburg een aantal experts aan het woord over wat de meerwaarde van sociale media voor het intranet zou kunnen zijn. Want op het web zijn sociale netwerken, wiki's en web 2.0 toepassingen inmiddels gemeengoed geworden, maar hun invloed is op het gebied van intranet nog een stuk geringer. En dat terwijl deze tools ook duidelijk een meerwaarde voor de interne communicatie van medewerkers binnen een bedrijf kunnen hebben.

In het artikel komen ondermeer René Jansen, directeur van Winkwaves, een bureau voor sociale media en kennismanagement, intranetgoeroe James Robertson, oprichter van het Australische Step Two Designs, Constantijn Hesseling van Logica en Frank Schuil, ceo van IRL Connect aan het woord.

Mens centraal
Eén van de conclusies uit het artikel is dat de onderlinge communicatie tussen mensen centraal moet staan bij de ontwikkeling van een intranet. Het groepsgevoel, het voeren van échte gesprekken en discussies wordt steeds belangrijker. Enkele interessante quotes uit het stuk die dit illustreren:

• “Twitter werkt misschien goed voor bepaalde situaties, maar is te dun om elkaar echt te leren vertrouwen, om echte gesprekken te voeren waar de kennis mee boven komt.”
• "Het traditionele documentmanagement, waarbij op het intranet een document wordt geüpload, leeft niet: dat is gewoon een stukje informatie, dat je alleen vindt door te zoeken. Door het te presenteren als gespreksonderwerp, kunnen mensen erover in discussie gaan. Het gaat niet om opslaan, bewaren en terugvinden, maar ook om het gesprek.”
• “Werknemers zijn online op het bedrijfsnetwerk op zoek naar een gesprekspartner. Ze willen weten wie de ander is, waar hij mee bezig is, wat hij doet en heeft gedaan. Het is een andere manier van kijken. Daaromheen worden gesprekstechnieken geplaatst. Mensen willen aan elkaar snuffelen, het is laagdrempelig en iets anders dan een profielpagina.”

Het volledige artikel kun je hier lezen.

Toby Ward: intranet 2.0 is mainstream

Heeft uw intranet nog geen wiki , blog of forum? Dan is de organisatie waarvoor u werkt mogelijk hopeloos ouderwets. Want terwijl u nog e-mailde en faxte met uw collega’s is intranet 2.0 zomaar mainstream geworden. Dat beweert althans Toby Ward, blogger en CEO van Prescient Digital Media.

De intranetcoryfee baseert zich op de Intranet 2.0 Global Survey (ca. 560 respondenten), waarvan we eind april al enkele uitkomsten konden verklappen. Onlangs presenteerde Ward de resultaten op de J. Boye Conferences: Philadelphia 2009. Een van zijn bevindingen is dat intranet 2.0-functionaliteiten erg in trek zijn bij organisaties, en dan met name blogs, wiki’s en discussiefora:

• Wiki’s: aanwezig op intranet bij 47% van de respondenten
• Blogs: aanwezig op intranet bij 45% van de respondenten
• Discussiefora: aanwezig op intranet bij 46% van de respondenten

Loopt Nederland achter?
Als het onderzoek van Prescient Digital Media maatgevend is voor hoe vooruitstrevend intranetten wereldwijd zijn, dan zou je na vergelijking met de resultaten van de Intranet Monitor 2009 kunnen concluderen dat in ons land nog een wereld te winnen valt. Volgens de Intranet Monitor 2009 (ruim 1.000 respondenten) komen de drie eerder genoemde functionaliteiten namelijk veel minder vaak voor bij Nederlandse organisaties:

• Wiki’s: aanwezig op intranet bij 8% van de respondenten
• Blogs: aanwezig op intranet bij 11% van de respondenten
• Discussiefora: aanwezig op intranet bij 15% van de respondenten

Het verschil is erg groot en roept meteen nieuwe vragen op. Was bijvoorbeeld de schaalgrootte van de betrokken deelnemers van invloed? Bij de Intranet 2.0 Global Survey waren met name organisaties met meer dan 1.000 werknemers (61%) betrokken. Voor de Intranet Monitor 2009 ging het voornamelijk om organisaties van 250 of meer werknemers (57%). Het blijft gissen, maar één ding is zeker: intranet 2.0 is in Nederland beslist geen mainstream. En dat is mooi, want zo loopt u in eigen land dus niet zo ver achter op de rest of bent u uw tijd ver vooruit.

Ooit 38 minuten gezocht naar een document?

Dat lijkt een flinke tijd voor het opsnorren van een document op je computer, het bedrijfsnetwerk of het intranet, nietwaar? Toch is dit de uitkomst van een onderzoek dat onlangs gehouden werd door Osterman Research onder tweehonderd grote bedrijven (meer dan 10.000 werknemers) in de Verenigde Staten.

Werknemers van deze bedrijven zijn gemiddeld dus 38 minuten kwijt om een document te traceren. Dat het onderzoek werd uitgevoerd in opdracht van Recommind, een bedrijf dat zich specialiseert in informatie risicomanagement en we de resultaten dus waarschijnlijk met een korreltje zout moeten nemen, mag de pret niet drukken. Het zal hoe dan ook een schokkende uitkomst zijn voor managers die verantwoordelijk zijn voor de arbeidsproductiviteit binnen een bedrijf. Zeker in deze tijden van 'meer doen met minder'.

'Zomaar wat rondvragen'
Verder blijkt uit het onderzoek dat werknemers ook moeite hebben om de meest geschikte technische hulpmiddelen in te zetten binnen het bedrijf, waarmee documenten en expertise gelokaliseerd kunnen worden. Zo vraagt 71 procent van de respondenten maar wat rond om een in-house expert te traceren. Het interne adressenbestand wordt door 46% geraadpleegd. Zo'n 34 procent gaat op zoek op de website of het intranet. Maar liefst 30 procent (!) stuurt een mailtje naar alle werknemers van het bedrijf (met alle irritatie van dien). Slechts 9 procent van de respondenten maakt gebruik van een specifiek geautomatiseerd systeem om expertise binnen het bedrijf te vinden.

Gevaarlijke trend
Samenvattend illustreert het onderzoek volgens de uitvoerders een "Gevaarlijke, door de recessie veroorzaakte trend van het hebben van teveel vertrouwen in gedateerde technologie en het ontstaan van een groeiend onvermogen om personeel te voorzien van de meest actuele technologische hulpmiddelen'.

Zo, die kunnen ze in hun zak steken...

Intranetgoeroe James Robertson terug voor masterclasses

Foto: Lia Hoes ©

Na zijn succesvolle optreden op het Congres Intranet 2009 doet intranetexpert James Robertson dit najaar opnieuw ons land aan. De sympathieke Australiër leidt op 10 en 12 november de masterclass ‘Hoe maak ik een innovatief intranet?’ in het Amsterdamse Hilton Hotel. Belangstellenden kunnen zich aanmelden op de website van Entopic. Het programma van beide masterclasses is als volgt:

• Sessie 1: Het belang van een intranet
  
• Sessie 2: Wat hebben medewerkers écht nodig?
  
• Netwerklunch
  
• Sessie 3: Uitgangspunten voor het ontwerpen van een intranet
  
• Sessie 4: Een succesvolle samenwerking
  

Over James Robertson
James Robertson (Step Two Designs) adviseert organisaties over de hele wereld bij het ontwerp en de ontwikkeling van hun intranet. In 2003 werd hij door CMS-watch uitgeroepen tot 'One of the top 25 thought leaders in Content Management'. In maart was James Robertson keynote speaker op het Congres Intranet 2009. Daar sprak hij tijdens twee inspirerende sessies onder meer over de evolutie van het intranet in zes fasen en de rol van 'User Centered Design'.

Amerikaanse marine vaart wel bij zuiniger intranet

’s Werelds grootste intranet wordt steeds vriendelijker voor het milieu. Én voor de portemonnee van de Amerikaanse belastingbetaler. We hebben het over het Navy-Marine Corps Intranet (NMCI), dat door meer dan 707.000 marinemensen, mariniers en burgers over de hele wereld wordt gebruikt. EDS, een dochterbedrijf van Hewlett-Packard, heeft de in totaal 2.000 servers waarop het NMCI draaide, teruggebracht tot 300 machines. EDS heeft dat klaargespeeld door gebruik te maken van virtualisatie, waarbij meerdere besturingssystemen gelijktijdig op één computer kunnen draaien. Naar verwachting verdwijnen er nog zo’n 70 à 80 servers.

Blauw wordt groen
Uiteindelijk besparen de marineonderdelen op jaarbasis tot wel $ 1,6 miljoen aan stroom en koeling, en nog eens $ 1 miljoen aan hardware. Een bijkomstig voordeel is dat de uitstoot van CO2 met 7.466 ton wordt gereduceerd. Alsof je 2.800 auto’s van de weg haalt. Die verdienste heeft de US Navy een plek opgeleverd in InfoWorld’s 2009 Green 15, een erelijst voor organisaties en bedrijven die duurzame IT-initiatieven ontplooien. Zo krijgt het marineblauw wellicht onbedoeld een legergroen tintje.

Nog meer cijfertjes...

Brachten we eerder al wat resultaten van de Intranet 2.0 Global Survey onder de aandacht; onlangs stuitten we ook op nog wat andere interessante intranet statistieken. Het evenement waar de cijfers gepresenteerd werden vond weliswaar al ruim twee weken geleden plaats (Intranet Insider World Tour in New York City, 16 en 17 april 2009), maar de uitkomsten willen we de lezer toch niet onthouden.

De belangrijkste uitkomsten uit een omvangrijk (Amerikaans) bedrijfsonderzoek, uitgevoerd door Watson Wyatt, gepresenteerd door Michael Rudnick waren:

Algemeen:

• 80% vindt dat intranetnavigatie verbeterd moet worden
• 50% gebruikt het intranet niet dagelijks
• 50% vindt zoeken op het intranet niet effectief genoeg

Werknemers gebruiken het intranet vooral voor:

• Raadplegen adressenbestand / telefoonboek / personeelsbestand
• Raadplegen menukaart kantine / restaurant
• Genereren van kostenoverzichten

Internetgebruik van werknemers buiten het werk:

• 75% gebruikt Facebook
• 75% gebruikt LinkedIn
• 45% gebruikt YouTube


• 35% gebruikt Wikis
• 32% gebruikt Blogs

Intranet 2.0 gebruik op het werk:

• Samenwerking 34%
• Blogs 31%
• Personalisatie 31%

Welke technologieën worden gebruikt voor intranet 2.0?

• 75% gebruikt SharePoint
• 3% gebruikt Notes Connections
• 14% gebruikt iets anders

Uit bovenstaande cijfers blijkt dat SharePoint een stevig marktaandeel heeft verworven op de Amerikaanse markt als het gaat om intranetgebruik. Het percentage ligt fors hoger dan bij het wereldwijde onderzoek van de eerdergenoemde Intranet 2.0 Global Survey. Daar had SharePoint eveneens het grootste marktaandeel, maar lag het percentage op een meer bescheiden 20%.

Bron: http://intranetblog.blogware.com

Wie gebruikt welk cms? Intranet 2.0 Global Survey

Benieuwd welke bedrijven een content management systeem inzetten voor hun intranet?

Op 27 april werden de eerste resultaten bekend van de Intranet 2.0 Global Survey op IntranetBlog.com. Toby Ward, CEO van Prescient Digital Media geeft er volgende week (van 5 tot 8 mei 2009) een presentatie met alle details over tijdens de J. Boye Conferences: Philadelphia 2009. Voor wie niet kan wachten, hier alvast wat globale bevindingen en uitkomsten.

Aan de Intranet 2.0 Global Survey deden maar liefst meer dan 530 organisaties en bedrijven mee. 36% daarvan was afkomstig uit de Verenigde Staten en 24% uit Europa. 60% van de bedrijven heeft meer dan 1000 werknemers, 32% zelfs meer dan 6000. Het onderzoek geeft inzicht in het gebruik van content management systemen, portals en web 2.0 tools.

Belangrijkste uitkomsten:

• Minder dan tweederde van alle organisaties gebruikt een cms voor hun intranet
• 24% gebruikt een intern ontwikkeld cms
• 25% gebuikt een kant-en-klare oplossing
• 11% gebruikt een portal als intranet
• Er is geen dominante cms-oplossing; geen enkele leverancier heeft een groter marktaandeel dan 20%
• Microsoft SharePoint wordt het meest gebruikt (20%)
• Interwoven, Documentum en Vignette hebben elk een marktaandeel van 4%

Bron: http://www.intranetblog.com

Podcast en chat rukken op in bedrijfsleven

Het is misschien even wennen, chatten met de baas, maar volgens een onderzoek van het Amerikaanse bedrijf Watson Watt kunnen we straks echt niet meer aankomen met een simpel e-mailtje naar een collega. Steeds meer bedrijven zetten Web 2.0 technologieën in voor de onderlinge communicatie.

Vooral chat, podcasts en sociale netwerken worden veelvuldig gebruikt. Maar ook blogs en wiki's mogen rekenen op een toenemende populariteit. Bijna een kwart van de Amerikaanse werknemers gebruikt sociale netwerken van het bedrijf. Eénvijfde plaatst regelmatig podcasts op het intranet en blogt onder werktijd over zaken die voor het werk of bedrijf van belang zijn.

Modern imago
Ook managers zijn blij met de nieuwe technologieën en 'chatten', 'Hyven' en 'twitteren' er lustig op los. Of dit ook de productiviteit ten goede komt is niet bekend, maar het geeft bedrijven in ieder geval een 'hip' en 'modern' imago. Vooral jonge werknemers vinden dit een belangrijke factor bij de keuze voor een nieuwe werkgever.

Volgens Watson Watt is een verdere opmars van Web 2.0 technologieën niet te stuiten en zullen bedrijven die hier niet aan meedoen steeds verder achter raken. Of het in het Nederlandse bedrijfsleven ook zo hard zal gaan valt nog te bezien, maar de voortekenen wijzen wel in die richting.

Bron: Hiding behind a wall of chat (Management Issues)

‘Standaardbeveiliging IE 7 en 8 risico voor intranet’

Internet Explorer 8 is mogelijk de veiligste browser die Microsoft ooit heeft afgeleverd. Maar de standaard beveiligingsinstellingen van zowel IE 8 als IE 7 kunnen volgens de Argentijnse onderzoeker Cesar Cerrudo een risico zijn voor uw intranet. Via een reeks onconventionele aanvallen kunnen kwaadwillenden zich toegang verschaffen tot uw intranet, met alle gevolgen van dien. Cerrudo, oprichter en CEO van het Argentijnse Argeniss, legt in zijn artikel Opening Intranet to attacks by using Internet Explorer (pdf) uit hoe de juiste beveiligingsinstellingen misbruik kunnen voorkomen. Interessante kost voor intranetbeheerders dus. Naar verluidt, heeft Microsoft nog niet gereageerd op de bevindingen van Cerrudo.

Twitter komt met betaalde versie

Het aantal Twitteraars nadert wereldwijd de 5 miljoen en ook steeds meer bedrijven zien potentie in deze vorm van microblogging en social networking. Twitter ruikt business en werkt inmiddels aan een commerciële variant voor bedrijven en heavy users. Naar verluidt zouden fanatieke Twitteraars bereid zijn te betalen voor extra features als langere berichten (160 i.p.v. 140 karakters), statistieken en het automatisch verwijderen van ‘volgers’ die al een maand niet meer hebben ingelogd. Of dat een sterke propositie is, valt nog te bezien. Er zijn immers volop alternatieven voor Twitter. Op het Congres Intranet 2009 gaf Océ een interessante lezing over hoe medewerkers Yammer gebruiken om intern kennis te delen. En een paar simpele zoekopdrachten leveren al tientallen vergelijkbare microblogging tools op, waaronder open source varianten als Sweetter 2.0, Prologue en Laconica.

J. Boye ontkracht wiki-mythes

Een belangrijke boodschap voor bedrijven die bezig met het opzetten van een wiki of dat van plan zijn: uw bedrijfscultuur zou het slagen van de wiki wel eens in de weg kunnen staan. Die waarschuwing geeft analist Dorthe Raakjaer Jespersen van het onafhankelijke onderzoeksbureau J.Boye vandaag in een gesprek met Webwereld. Jespersen ontkracht een drietal mythes rondom wiki’s:

Mythe 1: Wiki’s zijn van zichzelf voldoende motivatie om bijdragen te leveren
Nee dus. Jespersen wijst erop dat werknemers nooit automatisch en vrijwillig bijdragen gaan leveren, hetgeen kan leiden tot ‘lege wiki-syndroom’. Kortom, een mooie wiki zonder content.
Mythe 2: Werknemers weten precies hoe ze bijdragen moeten leveren.
Hoewel het concept van een wiki heel simpel is, hebben veel werknemers geen idee op welke manier ze het beste een bijdrage kunnen leveren.
Mythe 3: Wiki’s leveren altijd alle informatie die een werknemer nodig heeft.
Volgens Jespersen zijn wiki’s vaak slecht doorzoekbaar en hebben ze standaard weinig structuur. Als niemand binnen uw organisatie de kwaliteit en hoeveelheid content screent, kan uw wiki al gauw dichtslibben.

Het is overigens niet de eerste keer dat J.Boye op de valkuilen van wiki’s wijst. Vorig jaar al publiceerde het bureau hierover in een 23 pagina’s tellend rapport met do’s en don’ts voor wiki’s, dat te koop is op de website van J.Boye.

Wiki’s voor bedrijven in de test

Een bedrijfswiki kan - als onderdeel van, of aanvulling op een intranet - een goede manier zijn om bedrijfskennis te vergaren, te bewaren en te delen. Johan Zwiekhorst van Computable onderwierp onlangs een zestal pakketten aan een test, waaronder het bekende MediaWiki (o.a. gebruikt door Wikipedia) en meer obscure systemen als het Russische WackoWiki. Zwiekhorst heeft in zijn verhandeling vooral de open source systemen onder de loep genomen, waarbij hij alle relevante specificaties in een overzicht heeft gegoten. Van de beoordeelde wiki’s springt Tikiwiki er in positieve zin uit. Dit uitgebreide pakket (inclusief cms en groupware-voorziening) biedt volgens Zwiekhorst de meeste functionaliteit van alle geteste wiki’s. Bovendien is Tikiwiki helemaal gratis, en dat is in tijden als deze zonder meer een sterk argument.

Lees het artikel Test: Bedrijfskennis vergaren, bewaren en delen

Congres Intranet 2009 groot succes

Op 10 maart 2009 organiseerde Entopic het Congres Intranet 2009, het eerste congres in zijn soort in Nederland – en volgens gastspreker James Robertson meteen ook het grootste ter wereld. Communicatieprofessionals en IT-specialisten luisterden naar inspirerende keynotes en wisselden volop met elkaar van gedachten over de do’s en don’ts van intranet.

Videoreportage Congres Intranet 2009

Video Maurice Tromp & Guido van den Anker

Ruim 550 deelnemers konden zich in de uitverkochte Polar zaal (naast Media Plaza) onderdompelen in alles wat met intranet heeft te maken. Erik Peekel nam op enthousiasmerende wijze de rol als gastheer en dagvoorzitter op zich. Gastsprekers uit binnen- en buitenland deelden hun kennis en ideeën met het publiek.

Fotoreportage Congres Intranet 2009

fotografie: Lia Hoes ©

Inspirerende keynotes
Intranet-expert James Robertson (StepTwo Designs) gaf in twee sessies zijn visie op de ontwikkeling van intranet. Hij sprak onder meer over de evolutie van het intranet in zes fasen en de rol van 'User Centered Design'. Zijn middagsessie stond in het teken van praktische tips over het ontwerpen en inrichten van een intranet. Robertson wees er in zijn betoog op dat gebruikers intranet in de eerste plaats gebruiken om een taak uit te voeren of om specifieke informatie te zoeken. Daarnaast zette hij kanttekeningen bij de effecten van personalisatie en wees hij op de mogelijkheden van segmentatie.
René Jansen (Winkwaves) richtte zich in zijn keynote vooral op de rol van intranet als sociaal netwerk. Wat kunnen managers en gebruikers van elkaar leren op dit gebied? En wat is eigenlijk de rol van IT-managers bij dit 'sociale intranet'? Jansen gaf met aansprekende voorbeelden mogelijke antwoorden op deze vraagstukken.
Dagafsluiter Peter Hinssen wist het publiek tenslotte met een grote grijns op het gezicht richting de afsluitende borrel te sturen. Zijn presentatie, waarin de veranderende rol van IT’ers en hun relatie tot communicatiemensen centraal stond, was een aaneenschakeling van scherpe observaties, dik aangezette praktijkcases en schoolvoorbeelden van hoe het vooral ook niét moet.

Intranet in de praktijk
De keynotes werden afgewisseld met verschillende breakout sessies. Daarin kwamen praktijkcases aan bod van organisaties als NS, IBM, en UWV. Tussen de bedrijven door was er volop gelegenheid tot netwerken met andere deelnemers en standhouders van de verschillende bedrijvenstands. Dat leverde een dynamische dag op, die bewijst dat intranet anno 2009 volledig op de kaart staat.

NB: op Frankwatching vindt u een uitgebreid verslag van het Congres Intranet 2009.